Assistant Technique en appui à la Gestion Fiduciaire

TERMES DE REFERENCE du recrutement 
   
D’un Assistant Technique en appui à la Gestion Fiduciaire

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CONTEXTE  

En 2018, la RDC a pris la décision de lancer un plan Marshall de vaccination dénommé Plan Mashako afin de renforcer la vaccination systématique dans les 9 provinces qui avaient des faibles couvertures vaccinales, et qui étaient affectées par des épidémies de cVDPV et de rougeole.

Au-delà du plan Mashako, la Fondation Bill et Melinda Gates a eu une série de discussions avec le Ministre national de la Santé, le Secrétaire général de la santé ainsi que le Directeur du PEV pour l’introduction d’une nouvelle approche basée sur le financement ciblé des activités de vaccination. Après approbation par le niveau national, la Fondation s’est rapprochée des autorités de deux provinces, à savoir le Haut-Lomami et le Tanganyika pour présenter l’approche MoU ou Protocole d’Accord. Ceci a abouti à la signature en octobre 2018, d’un Protocole d’Accord.

Le Ministère a présélectionné trois 3 DPS candidates (Haut Katanga, Tshopo et Kasaï Oriental) qui pourraient rejoindre cette approche MoU avec le soutien de GAVI, en plus des 2 que GAVI a rejoint début 2024 (Haut-Lomami et Lualaba dans lesquelles BMGF et USAID sont également impliqués aux côtés des DPS). Le Tanganyika et le Haut-Lomami ont signé un MoU en 2018 avec BMGF, suivis par le Lualaba en 2021 pour améliorer la performance du programme de vaccination.

Pour se s’assurer de leur capacité et de leur niveau de maturité, les 3 DPS ont fait l’objet d’une évaluation de capacité en gestion organisationnelle, en gestion de la gouvernance, en gestion programmatique, en gestion des intrants, en gestion financière, en gestion de risques, en passation des marchés et en gestion de la chaîne de froid.

A l’issue de cette évaluation et tenant compte des différents problèmes relevés, l‘une des recommandations majeures était la mise en place d’une assistance technique spécialisée des en Gestion fiduciaire (passation des marchés, gestion financière, gestion des risques et appui en audit interne) déployée à cet effet pour accompagner les provinces dans la mise en œuvre de l’approche.

1.Objectifs et résultats poursuivis

a) Objectifs de la mission 

• Appuyer la DPS Haut Katanga dans la mise en œuvre de l’approche MOU sur les aspects de la gestion financière, comptable, d’audit et renforcement de leur système de contrôle interne ;  
• Renforcer les capacités du personnel de la DPS Haut Katanga en vue de son opérationnalisation en tant que récipiendaire principal des subventions de GAVI.

b) Résultats à atteindre

• Un système de gestion comptable et financière robuste et fiable est mis en place ;  
• En lien avec les Fonds GAVI le Logiciel Tom2pro est paramétré et les données du PAO sont et intégrées ;
• Un mécanisme de gestion fiduciaire efficace capable d’anticiper les risques est mis en place ;
• Un plan de passation des marchés est élaboré et une base de données de fournisseurs est validée et mise en place ;  
• Les capacités de l’équipe en charge de la gestion financière et comptable au sein de la DPS et des structures partenaires sont renforcées en matière de gestion financière, partenaires en matière de gestion financière, comptable, contrôle de gestion ainsi que l’utilisation du logiciel de comptabilité Tom2pro ;
• Un système de contrôle interne efficace est mis en place et un plan d’audit interne est élaboré ;
• Les rapports financiers et les rapports d’audit sont disponibles dans les délais et les opinions des auditeurs externes ne comportent pas de réserves majeures ;
• Les Etats de rapprochement bancaire sont disponibles à la fin de chaque mois ;
• La comptabilité est mise à jour régulièrement ; ➢ La situation des avances est disponible et analysée.  ➢ La clôture mensuelle de la comptabilité.  
• Les analyses des comptes sont effectuées mensuel.   

2. MANDAT DE DE L’EXPERT

De façon générale, la mission de l’Assistant Technique consiste à :   

• Assister la DPS(i) dans la recherche de solutions pratiques aux défis de mise en œuvre du Projet MoU ; (ii) dans ses relations avec les partenaires institutionnels nationaux et internationaux (iii) dans la préparation fiduciaire du Projet MoU ;
• Coordonner le renforcement des capacités des équipes impliquées du Projet MoU ;  
• Fournir une expertise technique et financière à aux DPS ainsi qu'aux acteurs étatiques et non étatiques, tout en assurant un transfert de compétences ;
• Promouvoir la redynamisation des organes de contrôle dans les provinces notamment les IPS/Bureau de l’inspection et contrôle de la DPS ;
• Redynamiser les cellules de passation des marchés au niveau des provinces ;
• Veiller au respect de toutes les obligations prévues dans le protocole d’attente signé avec la DPS et les différentes parties prenantes ;  

De façon spécifique, l’Assistant Technique a pour attribution de :

Dans le domaine de la Passation des Marchés : 

• Accompagner la DPS dans l’acquisition du matériel et des équipements de mise en œuvre ;   
• Participer à l’élaboration du plan de passation des marchés ;  
• Accompagner la DPS le suivi Suivre et évaluation de l’exécution du plan de passation des marchés ;  
• Superviser et coordonner l’activité liée à la mise en place à la mise en place d’une cellule de passation des marchés provinciale ;
• Définir une stratégie de passation des marchés pour la mise en œuvre des activités du Projet ;  
• Mettre en place un système de classement des documents des DPS et assurer leur archivage ;   
• Servir de point de contact avec le spécialiste en passation des marchés de la CAGF ou autre institution ;
• Participer à toutes les étapes des opérations de passation des marchés.

Dans le domaine de la Gestion financière :

• Mettre en place un système comptable de la gestion du projet et travailler avec le comptable DPS pour la tenue de la comptabilité et la production des états financiers ;
• Accompagner la DPS dans l’élaboration des rapports de suivi financier ;
• Suivre et contrôler la conformité de l’exécution budgétaire ;
• Vérifier la réconciliation des avances et engagements, ainsi que l'exactitude des rapports financiers, notamment ceux des activités spécifiques ;
• Contribuer à la révision du manuel des procédures, des outils de gestion et le plan de gestion des risques ;
• Exploiter les rapports financiers et accompagner la DPS pour préparer les rapports périodiques des bailleurs de fonds (par chaque AF pour son bailleur respectif) ;
• Appuyer sur la préparation la requête de financement pour la DPS afin que celle-ci puisse la soumettre aux bailleurs de fonds (par chaque AF pour son bailleur respectif) ;
• Contribuer à la mise à jour de la cartographie des risques financiers ;
• Mettre à jour le registre de suivi des cas de fraudes suspectées ou avérées ;
• Fournir un soutien et veiller à la bonne tenue des registres d'immobilisations et des inventaires ;
• Surveiller la gestion financière et de veiller à l’exactitude et à l’intégrité de toutes les informations financières transmises à toutes les parties prenantes ;
• Participer à l’élaboration du PAO des DPS et s’assurer il est raisonnable et qu’il offre un rapport coût/efficacité avantageux ;
• Mettre en place un suivi du budget et analyser l’absorption afin de vérifier l’exactitude et la pertinence des explications ;
• Veiller à la préparation mensuellement des rapprochements bancaires et Mobile Money ;
• Assurer la transmission des rapports sur les modifications de l'état des inventaires
• Appuyer la mise en place de la liste des fournisseurs agréés ;

Dans le domaine du Renforcement des capacités :

• Renforcer les capacités des équipes et autres acteurs du Projet à travers le partage d’expériences et la formation sur des thèmes appropriés aux défis du Projet MoU ;  
• Assister la DPS à identifier tout dysfonctionnement dans la mise en œuvre Projet MoU et proposer des solutions appropriées visant à l’atteinte des résultats du Projet ;
• Assurer la préparation et participer à l’organisation des missions de supervision et d’audit du Projet ;  
• Mettre en œuvre et faire le suivi des innovations financières (notamment par le biais de DFF, mobile money, …) ;
• Proposer un système informatisé simple de gestion financière et de passation des marchés, mettre en place les logiciels de gestion et former les utilisateurs.  

Dans le domaine d’audits et activités de contrôle :

• S'assurer de l'application des politiques, procédures, règlements et législations applicables ;
• S’assurer de la stricte application des dispositions reprises dans le manuel des procédures validé par le bailleur ;
• S’assurer que les vérifications financières sont effectuées selon un processus d'audits réguliers systématiques, comprenant un audit externe annuel par une firme d'audit mandatés par les parties prenantes, un audit interne trimestriel au sein de la DPS, et un contrôle externe trimestriel de l'Inspection Provinciale de la Santé ;
• S’assurer de la mise en place du plan de suivi recommandation (audits et contrôle) ainsi que de son suivi régulier,
• Répondre aux conclusions de l’audit